資料の最新版が分からなくなる原因と管理方法｜一覧を自動で作る資料台帳の仕組み
iwate-aiAIに仕事を任せるようになると、資料の数が一気に増えます。困るのは、作ることではありません。「どれが最新か」が分からなくなることです。当協会の工藤が数えてみると、5月1日以降にGoogleドライブで作った資料だけで488件ありました。
この記事では、手で一覧を作る案を外した理由、ドライブから毎朝自動で一覧を作る「資料台帳」の仕組み、見るべき資料に付ける2種類の印、止めた仕組みを戻し忘れた失敗、そして明日できる棚卸しの手順を紹介します。
資料の最新版が分からなくなる原因
AIに頼む作業は、日をまたいで続く
AIに頼む作業は、日をまたいで続きます。そのたびに、前回どの資料まで進んだのか、どれが最新なのかを確かめ直す必要がありました。
似た名前の資料が、日付違いで並ぶ
似た名前の資料が、日付違いで並びます。どれが相手に送った版で、どれが途中で作り直した版なのか、名前だけでは分かりません。
AIは頼めば何本でも資料を作ってくれます。版を重ねるのも早い。そのぶん、古い版も同じ速さで増えていきます。
資料の一覧を手で作る管理は、なぜ外したのか
案件ごとに一覧表を作る、という手もありました。この案は、最初に外しました。資料を作るたびに一覧へ書き足す運用は、必ず漏れるからです。
忙しい日ほど書き忘れ、書き忘れた一覧は、ないよりかえって危ない。
そこで10月14日に、順番を逆にしました。
- 一覧は、ドライブから自動で作る
- 人が書くのは、資料の中身が変わった「理由」だけにする
資料の一覧を自動で作る「資料台帳」の仕組み
作ったのは「資料台帳」というスプレッドシートです。
毎朝6時に、ドライブの中身を読みに行く
毎朝6時に、ドライブの中身を読みに行く仕組みを入れました。次の資料を拾って、台帳に書き足します。
- 新しく作った資料
- 名前を変えた資料
- 中身が更新された資料
作成日時、更新日時、版の新旧も自動で入ります。初回に読み込んだ488件は、案件に分けると38になりました。
人が書くのは「何を変えたか」と「なぜ変えたか」の1行
人の側の仕事は、ひとつだけです。資料を直したら「何を変えたか」と「なぜ変えたか」を1行書く。日時や名前のように機械が拾えるものは、機械に任せています。
見るべき資料が探せるように、印を2種類付ける
一覧ができても、500件近く並んでいるだけでは探せません。そこで、案件ごとに印を2種類付けることにしました。
- ★＝今見れば状況が分かる資料
- ◆＝相手に説明するときに見せる資料
2つに分けたのは、自分が状況を思い出すための資料と、相手に渡す資料が、たいてい別物だからです。
案件ごとの台帳も自動で作る
あわせて、資料が2件以上ある35の案件には、案件ごとの台帳も自動で作るようにしました。2回目からは、中身が変わった案件だけを書き直すので、毎朝の更新は20秒ほどで終わります。
自動化で起きた失敗：止めた仕組みを戻し忘れた
うまくいかなかったことが、2つあります。
失敗談1：時刻の設定を直したら、488件すべてが「更新された」と判定された
1つ目は初日です。台帳の時刻の設定を、後から日本時間に直しました。すると書いてあった日時が9時間ずれて読まれ、488件すべてが「更新された」と判定されました。更新の履歴には、実際には起きていない更新が194行並びました。
これを直すために、台帳を一時的に止める設定を入れました。問題は、そのあとです。修正が終わっても、その設定を戻し忘れていました。
10月14日から19日までの5日間、毎朝の自動更新は止まっていました。19日に動かし直すと、そのあいだに新しく作った資料が13件、中身が変わった資料が20件、まとめて拾われました。
失敗談2：再開を伝え忘れ、約20の作業が待ったまま止まった
2つ目は、動かし直したあとです。AIに頼んでいた作業のいくつかは「台帳が直るまで待つ」ことにしてありました。その作業に「再開しました」と伝えるのを忘れ、約20の作業が待ったまま止まっていました。翌日、22件に連絡を送って、ようやく流れが戻りました。
戻して、知らせるまでが作業
仕組みを止めるのは簡単です。戻して、止めていた先に知らせるまでが作業だと、このとき学びました。いまは、止める設定を使ったら、最後に必ず戻すことを手順に書いてあります。
URLがあるものは、すべて台帳に入れる
10月19日に、もう一段広げました。台帳に載るのは、最初はGoogleの資料だけでした。ところが、仕事で使うものはそれだけではありません。
- デザインツールで作ったもの
- 公開したページ
- ツールの画面
- パソコンの中のフォルダ
このとき、「URLがあるものは、すべて台帳に入れる」と決めました。デザインツールの共有リンクが34件。ツールの公開URLやフォルダなどが25件。合わせて約60件を、外部リンクとして台帳に加えました。
案件の台帳を1枚開けば、資料も、公開したページも、そこから全部たどれます。
資料の管理を見直すために、明日できる3つのこと
- 進行中の案件を1つだけ選ぶ
- その案件の資料を全部書き出し、「今見るべき1本」と「相手に見せる1本」に印を付ける
- 印を付けられなかった資料は、古い版として名前の頭に「旧」を付ける
これは台帳づくりではなく、印を付けるための一回きりの棚卸しです。続けて管理するなら、手で書き足すのではなく、自動で一覧が更新される形を考えてみてください。
資料を探す数分を時間単価で考える
最後にひとつ。資料を探して、開いて、読み比べる。その数分に、ご自身の時間単価を掛けてみてください。それが、案件の数だけ繰り返されます。
その金額と、一覧を自動で作る手間を比べてみると、どこまで仕組みにするかが決めやすくなります。
まとめ
- AIで資料が増えると、古い版も同じ速さで増え、どれが最新か名前だけでは分からなくなる
- 手で書き足す一覧は必ず漏れる。一覧はドライブから自動で作り、人は「何を変えたか」と「なぜ変えたか」だけを書く
- 案件ごとに★（今見れば状況が分かる資料）と◆（相手に説明するときに見せる資料）の印を付ける
- 仕組みを止めたら、戻して、止めていた先に知らせるまでが作業
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※この記事は、工藤がnoteに書いた記事（資料が増えるほど、どれが最新か分からなくなる）の内容を、ブログ向けに再構成したものです。
