議事録をAIで自動化する方法｜手順と失敗しないコツ
iwate-ai会議が終わるたびに、録音やメモを聞き返しながら議事録をまとめる。会議そのものより、議事録づくりのほうが時間がかかっている――そんな声を、中小企業の経営者や管理職の方からよくうかがいます。
議事録は、生成AIに任せやすい仕事の代表格です。ただし「録音をAIに渡せば完成」というほど単純ではなく、任せ方を間違えると、かえって確認の手間が増えることもあります。この記事では、議事録をAIで自動化するときの考え方と具体的な手順、失敗しないためのコツを、中小企業向けに整理します。
議事録づくりでAIに任せられること・人が担うこと
最初に、役割分担をはっきりさせておくことが大切です。ここがあいまいなまま始めると、「AIが作ったものをそのまま配ってしまった」「結局ぜんぶ人が書き直した」のどちらかになりがちです。
AIに任せられること
- 会議の音声を文字にする（文字起こし）
- 長い発言を要点に縮める（要約）
- 決まったこと・宿題・期限を抜き出す
- 社内で決めた議事録の書式に整える
人が担うこと
- 人名・社名・金額・日付などが正しいかの確認
- 発言のニュアンスや、言葉にならなかった合意の補足
- 誰に、どこまで共有するかの判断
- 最終的な内容の承認
AIが作るのは「たたき台」、確定させるのは人。この線引きを先に決めておくと、導入後に迷いません。
議事録をAIで自動化する4つのステップ
- 録音・録画する：対面の会議ならICレコーダーやスマートフォン、オンライン会議なら会議ツールの録画機能を使います。始める前に「議事録作成のために録音します」と参加者に伝えておきましょう。
- 文字起こしをする：オンライン会議ツールに備わった文字起こし機能や、文字起こし用のサービスを使って、音声をテキストにします。この段階では多少の誤変換があっても問題ありません。
- 生成AIで要約・整形する：文字起こしのテキストを生成AIに渡し、書式を指定して整えてもらいます。
- 担当者が確認して共有する：固有名詞や数字、決定事項を人が確認し、必要な相手に共有します。
3つ目のステップでは、指示の出し方で仕上がりが大きく変わります。たとえば次のように頼むと、毎回そろった形で出てきます。
「以下は社内会議の文字起こしです。①会議の目的 ②決定事項 ③宿題（担当者・期限）④保留になった論点、の4項目で議事録にまとめてください。文字起こしにない内容は書かず、はっきりしない箇所は【要確認】と書いてください。」
最後の一文のように「わからないところは推測で埋めない」と伝えておくのがポイントです。生成AIは、もっともらしい内容で空白を埋めてしまうことがあるためです。
失敗しないための3つのコツ
1. 議事録の「型」を先に決める
決定事項・宿題・期限など、議事録に必ず入れる項目を社内で決め、その型をAIへの指示に毎回入れます。型が決まっていれば、誰が担当しても同じ品質の議事録になります。
2. 固有名詞と数字は必ず人が確かめる
文字起こしでは、人名や社名、専門用語、方言が誤って変換されることがあります。金額や日付の聞き違いは、後で大きな行き違いにつながります。この部分だけは、確認を省かないようにしましょう。
3. 情報の扱い方をルールにしておく
会議には、取引先の情報や人事の話など、外に出せない内容も含まれます。どのAIサービスに、どこまでの情報を入れてよいかを、あらかじめ決めておくことが欠かせません。具体的な決め方は「ChatGPTの情報漏洩対策｜中小企業が決めるべき5つのこと」や「生成AIの社内ルールの作り方」で詳しく紹介しています。
まずは「毎週の定例会議1つ」から始める
いきなり全社の会議に広げる必要はありません。毎週必ず開かれる定例会議を1つ選び、1か月ほど試してみるのがおすすめです。回数が多い会議ほど、型の改善が早く進みます。
効果を考えるときは、「議事録にかけている時間」をお金に置き換えてみると判断しやすくなります。たとえば、時間単価3,000円の社員が週1時間かけている議事録づくりが30分になれば、月4回でおよそ2時間、6,000円分の時間が浮く計算です（あくまで計算の例です）。その時間を、お客様への対応や次の打ち手を考える時間に回せることが、議事録を自動化するいちばんの価値です。経営者ご自身が議事録を書いている会社なら、なおさらです。
岩手県AI活用協会のサポート
当協会は東京都八王子市と岩手県盛岡市に事務所を置いています。ご相談の内容に応じて、現地にうかがうこともあれば、オンラインで進めることもあります。「どの会議から始めればよいか」「自社に合う道具はどれか」「社内ルールをどう決めるか」といった最初の一歩から、一緒に整理します。盛岡でのAI活用支援については「盛岡のAI活用支援」のページもご覧ください。
よくある質問
Q. 無料のAIサービスでも議事録は作れますか？
A. 作れる場合もあります。ただし社外秘の内容を扱うなら、入力した情報がAIの学習に使われない設定になっているか、法人向けのプランかどうかを必ず確認してください。
Q. 方言や専門用語もきちんと文字起こしされますか？
A. 誤って変換されることがあります。よく使う社名・商品名・専門用語の一覧をAIへの指示に添えると精度が上がりますが、最終確認は人が行う前提で考えてください。
Q. 会議を録音するときに気をつけることはありますか？
A. 参加者に事前に伝えること、社外の方がいる場合は了承を得ることが基本です。あわせて、録音データをどこに、いつまで保存するかも決めておきましょう。
まとめ
議事録のAI化は、「AIがたたき台を作り、人が確かめる」という役割分担を決めれば、中小企業でもすぐに始められる取り組みです。型を決め、固有名詞と数字を確認し、情報の扱いをルールにする。この3つを押さえて、まずは定例会議1つから試してみてください。
「自社の会議でどう進めればよいか相談したい」という方は、お気軽に無料相談からお問い合わせください。
