AI議事録の確認方法｜名前と数字のまちがいを原典で確かめる手順
iwate-ai会議の録画もAIの文字起こしもあるから、記録はもう十分。そう思っていたのに、あとで数字を確かめようとしたら、記録ごとに時刻も中身も少しずつ違っていた――AIの議事録を使い始めた会社では、こうしたことが起こります。
この記事では、同じ打合せの記録が4本あったのに、そこから拾った値のうち2件がまちがっていた支援先での実例をもとに、AI議事録で起きる時刻のずれと名前・数字の誤り、録画の4時間を1枚の索引画像にして照合した方法、そして当協会の工藤が「AIの議事録は下書き、確定は原典で取る」と分けている理由と手順を紹介します。
AI議事録の記録が4本あっても安心できない理由
支援先との打合せが、夜7時過ぎから11時半まで続いた日がありました。決まったのは、次の給与の計算から使う設定値です。その記録が、手元に4本ありました。読み比べると、同じ発言の時刻が全部ずれていました。中身も、少しずつ違っていました。
4本とも、機械が自動で作った記録だった
記録は、オンライン会議の録画と、AIによる文字起こしです。使った道具も、録り始めた時刻も、記録ごとにばらばらでした。
人が手で書いた記録は、1本もありません。全部、機械が自動で作ったものです。
打合せの直後は、これで安心していました。記録が4本もあるなら、何かあればどれかを見ればいい。そう思っていました。
AI文字起こしで起きた2つのずれ
数日後、本番の画面に入っている値を記録と照らして確かめることになり、記録を開きました。
ずれ1：同じ発言の時刻が、記録ごとに違う
最初に気づいたのは時刻です。同じ発言が、記録によって違う時刻に出てきます。基準にした1本に対して、ほかの記録は次のようにずれていました。
- 別の文字起こし：54分56秒のずれ
- 画面の録画：1時間44分26秒のずれ
正確な原因までは確かめていません。ただ、記録ごとに録り始めた時刻が違ったためだと考えています。4本を並べるまで、そのことに気づきませんでした。
時刻がそろわないと、「この発言のとき、画面に何が映っていたか」が分かりません。数字の話をしている場面ほど、それが必要になります。
ずれ2：人の名前と数字が、別の字で起きている
次に気づいたのは、文字起こしの中身です。
人の名前は、何度も別の字で起きていました。同じ人の名前が、記録によって2通りにも3通りにも書かれている。別の人の名前に化けているように読める箇所もありました。
数字はもっと厄介でした。「20八」と起きている箇所があり、工藤はそれを20万と読みました。
文字起こしを読み比べて、名前と数字がいちばん読める1本を基準に決めました。ほかの記録は、時刻の差が測れたものから順に、補助として使いました。
録画の4時間を1枚の索引画像にして照合する方法
困ったのは、録画のどこに何が映っているかでした。4時間を超える録画です。頭から見返していたら、それだけで半日近くかかりそうでした。
10分ごとのアドレス欄を縦に並べる
- 録画から10分ごとに画面を切り出す
- 画面の上端にあるアドレス欄だけを細長く切り取る
- それを縦に並べて、1枚の画像にする
アドレス欄には、いま開いているページの場所が出ています。縦に並べると、4時間のあいだにどの画面からどの画面へ移ったかが、1枚で見渡せます。
画面を見ながら話している発言で、時刻の対応を決める
あとは、文字起こしの中で「この画面を見ながら話している」と分かる発言を探しました。ある検索画面で地名を打ち込んでいる場面が、録画では2時間36分ごろ、基準の記録では4時間19分ごろに出てきます。ここを手がかりに、両方の時刻の対応を決めました。
議事録の数字は本番の画面で突き合わせる
それでも、記録から値を決めることはしませんでした。
設定値は、打合せの当日にその場で本番の画面に入れてありました。正しい値は、本番の画面に残っています。
記録は「何を話したか」の手がかりで、「何が決まったか」の答えは画面のほうにある。
本番の画面を開いて、記録から拾った値のうち、画面で確かめられたものを1件ずつ突き合わせました。
失敗談：確かめた値のうち2件がまちがっていた
確かめられた値のうち、2件がまちがっていました。
- 1件目は、先ほどの「20八」です。正しくは28万でした。20万と読んだのは工藤です。文字起こしの誤りに、自分の読みの誤りを重ねていました。
- 2件目は、人の取り違えです。記録から拾った番号と人の組み合わせを、取り違えていました。ある人の番号だと思っていたものが、実際は別の人のものでした。
どちらも、本番の画面を開いて初めて分かりました。記録を何度読み返しても、見つからない種類のまちがいです。記録の中では、どちらもそれらしく読めてしまうからです。
打合せの直後にまとめた結果の資料には、この2件がまちがったまま入っていました。本番の画面と突き合わせたあとで、資料を作り直しています。
AI議事録の使い方｜下書きと確定を分ける3つの手順
以前、工藤はnoteでAIの「完了しました」を毎回確かめる理由を書きました。今回は、その会議の記録版です。
記録は、本数が多いほど油断する
4本あれば、どれかは正しいだろう。そう考えたのが、いちばんの油断でした。4本とも同じ打合せから機械が作ったものです。本数が増えても、確かめたことにはなりません。
工藤の議事録の扱い方
いま、工藤は議事録の扱いを次のように分けています。
- 話の流れと宿題の洗い出しは、AIの議事録で行う
- 名前と数字は、議事録から「候補」として拾うだけにとどめる
- 確定は、本番の画面や原本の書類で1件ずつ行う
記録が1本でも4本でも、この順番は変えていません。
AIに任せること・人が担うことの線引きは「生成AIの社内ルールの作り方」でも紹介しています。
明日からできる3つのこと
- 先月の打合せで「数字が決まった場面」を1つ選ぶ
- その数字を、議事録ではなく元の画面や書類で確かめる
- 一致しなかったら、議事録のどこを読みちがえたかを書き残しておく
1件でいいので、試してみてください。工藤の場合は、確かめた値のうち2件が違っていました。
確かめる時間を時間単価で考える
最後にひとつ。確かめる手間を惜しんで、まちがった数字が給与に出たとします。説明して、訂正して、謝る。その時間に、社長ご自身の時給を掛けてみてください。
確かめる時間のほうが短いと分かれば、どこで人が確かめるかを、先に決めておけます。
まとめ
- 同じ打合せの記録が4本あっても、時刻は記録ごとにずれ（54分56秒・1時間44分26秒）、人の名前や数字も別の字で起きていた
- 録画の4時間は、10分ごとのアドレス欄を縦に並べた1枚の画像にし、画面を見ながら話している発言を手がかりに時刻の対応を決めた
- 記録から拾った値を本番の画面と突き合わせたら、2件がまちがっていた（「20八」は28万、番号と人の取り違え）。記録を読み返しても見つからない種類のまちがいだった
- AIの議事録は話の流れと宿題の洗い出しに使い、名前と数字は「候補」にとどめ、確定は本番の画面や原本の書類で1件ずつ行う
岩手県AI活用協会のサポート
当協会は東京都八王子市と岩手県盛岡市に事務所を置いています。ご相談の内容に応じて、現地にうかがうこともあれば、オンラインで進めることもあります。盛岡でのAI活用支援については「盛岡のAI活用支援」のページもご覧ください。
AIの議事録をどこまで任せ、どこで人が確かめるかを一緒に決めたい方は、お気軽に無料相談からお問い合わせください。
※この記事は、工藤がnoteに書いた記事（AIの議事録は下書き、確定は原典で取る）の内容を、ブログ向けに再構成したものです。
